浅谈信息化建设与档案工作

于泽昕


　　信息时代的来临已成为不可逆转的世界潮流。知识和信息已成为经济发展的重要资源，并引起全球性增长模式和发展观念的变化。信息化建设的发展对包括档案工作在内的各行各业产生了强大的冲击和深远的影响，传统的档案工作观念和方法已经不能完全适应新时代档案工作的需要。网络技术为核心的现代信息技术的应用，认真分析信息化建设与档案工作的档案工作如何实现信息化，已成为摆在我们面前的重要课题。

一、信息化建设与档案工作的关系

　　1、档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶，是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。随着信息时代的到来，档案作为原生信息源，越来越社会重视和利用，主要包含三个层次：一是档案的内在信息，也就是档案的内容，这是档案信息的基本部分；二是档案的形式信息，也就是档案的外在形式和特征，它依附于档案的内容有密切联系；三是综述、汇编等等二次加工信息。事实上，档案的收集、整理、存储就是为档案开发利用作准备，信息的生产、加工、传播和利用的过程，已构成一个完整的信息产业体系。

　　2、信息化建设是知识经济时代主线。信息是知识经济的主导和支柱。信息技术的发展最终将马人类联贯在一起，构成一个全球化的人和机器的共同体，形成所谓的“网络空间”或称作“邪气社会”的信息化环境。在这种社会形态下的档案工作，档案的信息化建设当然是贯穿全局的发展主线。

　　3、档案工作改革是信息化建设的必然要求。在信息社会中，信息消费将成为加快社会信息化进程的源动力。在信息化建设发展的过程中，社会各信息部门担负着掌握、存储、加工和传播信息的职责，有权利和义务对社会信息消费的需求作出反应，提供社会发展和人们生活所需要的各种信息。这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息部门的使命，是经济发展途径变革的要求，是生产力进步方式转变的要求。生产要素发生了变化，信息将成为失去生产力发展的关键因素。同时，由于档案部门作为重要的文献信息源的社会地位得以确立和巩固，使得经济发展途径的变革和发展模式的转变，从根本上改变了社会各部门工作的发展方式和运作模式。

　　4、信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大，信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面：一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，者是档案工作改革的直接动力。随着人们生活水平和文化水平的提高，人们的文化需求也越来越高，档案本身的作用随着社会的进步和人们思想观念的解放而不断扩大，不仅停留在查找和借阅上，而且可以和文化教育、社会休闲等方面结合，不断满足人们的文化需求。此外，档案业务售货员、档案学科研究人员以及其他与档案工作有密切关系的人们。当他们在工作中感觉到社会对档案信息需求急剧增加时，工作热情就会不断增加，责任感日益增强。而当他们作为信息的消费者，感觉到信息消费的不可替代性时，他们会更加意识到自己肩负的工作的重要性和使命感，从而促使档案工作改革加速前进。

二、信息时代档案工作的新思路

　　1、加大投入，实现档案现代化。要保证档案工作现代化的实现，和缓政府要值得投入财力，配置与档案信息化相适应的基础设施，改善档案工作软硬件环境，增加库房面积，购置档案装具，扩大室藏种类。
　　2、改革档案信息服务方式。信息时代，传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源，创新档案信息服务方式，为经济和社会发展服务。一是计算机管理服务。这种服务在一些档案部门已基本实现了，如档案馆管理系统、小型档案馆室管理系统等都已应用和推广。目前市场上各种档案计算机管理系统很多，国家档案部门应制定统一的标准和规范，避免重复开发，并规范市场管理；二是缩微技术服务。目前不少地方档案馆通过缩微设备，对一些珍贵的档案保护，取得了一定的成效；一些大型国有企业在科技档案图纸的管理过程中缩微技术运用颇多，节约人力和馆库空间；三是光盘存贮服务。由于光盘具有存贮容量大、处理速度快的特点，可广泛用国防于档案信息全文检索、编目和参考查询服务；四是现代通讯网络服务。充分利用现代通讯技术，如通讯卫星、邮电信息网络寺，将档案信息发布出去，使利用者在不同地域、不同时空利用档案；五是公共信息网络服务。档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行服务；六是视听传播服务。运用电视网、电影、广播、录音、录像等制作档案信息，并向公众发布。
　　3、培养人才，提高档案队伍素质。信息化时代，一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。知识经济时代的档案工作需要大量“专”与“博”相结合的“通才”。这种专是跨学科的“多专”，而不是过去的“专一”；这种博是随现代化科技发展的“动态广博”，而不是过去传统不变的“知识广博”。这样的人才有着更强的适应性和更好的稳定性，才能适应解决复杂性、综合性和跨学科的档案工作问题的需要。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。四是应加大培训内容中计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学的联系，重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用的培养，适当增加档案现代化管理课程的课时。

三、档案法制建设是信息时代档案工作的重要节点

　　由于档案的凭证作用可以有效地证明信息产权的所有者，所以信息时代档案工作越来越多地涉及知识产权的保护问题。进入信息时代，不但在理论上要解决“网络空间”、“虚拟社会”的法律约束问题，而且在技术上也必须尽快突破电子档案的法律效力问题。只有这样，信息时代信息产权的保护才能落到实处。健全档案法规体系是档案法制化管理的前提，也是档案行政管理部门依法行政的重要条件，档案行政管理部门应该充分运用档案法律法规，加大执法力度，依法行使管理监督职能，为档案信息化建设提供强有力的保障。





中国人民银行、教育部、财政部


中国人民银行、教育部、财政部关于切实推进国家助学贷款工作有关问题的通知


2002-02-07

银发〔2002〕38号


　　为推动科教兴国战略实施，支持教育事业发展，国家科学教育领导小组第十次会议提出：要大力推进国家助学贷款工作，研究完善有关政策和办法，加大工作力度，积极向符合条件的经济困难学生发放贷款。按此精神，中国人民银行、教育部和财政部在总结前一段工作经验的基础上，研究了进一步广泛开展国家助学贷款工作的措施。经国务院同意，现就有关问题通知如下：

　　一、统一思想，提高认识，全面推进国家助学贷款工作

　　开展国家助学贷款工作，是党中央、国务院实施科教兴国战略的一项重要决策；是在社会主义市场经济体制下，加速人才培养，保证经济困难的优秀青年得以继续深造的重要措施；对支持教育体制改革，促进教育事业发展、提高全民族素质和创新能力具有重要意义，也符合商业银行自身改革和发展的需要。目前，国家助学贷款工作已经取得一些进展，但与普通高等学校经济困难学生的实际借款需求尚有很大差距；各地发展不平衡，一些地区的部分经济困难学生还不能及时得到国家助学贷款；一些银行对开办国家助学贷款业务的重要意义认识不足，积极性和主动性不高。为此，各级人民政府和银行、教育、财政等有关部门一定要从实践江泽民总书记“三个代表”重要思想的高度，提高认识，统一思想，协调配合，共同努力，采取切实可行的措施，全面落实国家助学贷款的各项政策，做到不让一个大学生因经济困难而辍学。

　　二、实行“四定”、“三考核”，确保经济困难学生能够及时得到国家助学贷款

　　（一）定学校。由省级教育行政部门确定本辖区内申请国家助学贷款的普通高等院校（以下简称申请贷款学校）。申请贷款学校限于全日制本专科生（含高职生）、研究生和第二学位学生所在的普通高等院校。

　　（二）定范围。国家助学贷款范围限于申请贷款学校经济困难的全日制本专科生（含高职生）、研究生和第二学位学生的学费、住宿费和生活费。

　　（三）定额度。全国普通高等院校经济困难学生申请贷款的比例原则上不超过全日制在校学生总数的20%，各地区具体比例，由省级教育部门、银行、财政部门根据本地区经济水平和学生申请贷款情况研究确定。教育行政部门和申请贷款学校按照本地区确定的比例和每人每学年最高不超过6000元贷款数额，根据经济困难学生的实际经济状况和贷款需求，具体测算确定各申请贷款学校的国家助学贷款需求额度，并及时通知贷款经办银行。

　　（四）定银行。由各申请贷款学校自主选定一家国有独资商业银行的基层行作为国家助学贷款经办银行。目前已签订国家助学代款银校协议的银行原则上不再变动；尚未选择经办银行的申请贷款学校要按照就近、方便的原则确定经办银行，“承担国家助学贷款的城市的商业银行要有专门机构负责这项工作”。

　　（五）“三考核”。中国人民银行及各分支行与教育行政部门要按月考核经办银行国家助学贷款的申请人数和申请金额、考核已审批贷款人数和贷款合同金额、考核实际发放贷款人数和发放金额，对考核情况要按月分析，发现问题，及时督促，协调解决。

　　三、完善现行国家助学贷款相关管理制度

　　（一）调整财政贴息办法。财政部门对国家助学贷款在贷款期内贴息50%，剩余的50%利息由借款学生个人负担。贴息资金应按学校隶属关系，中央财政承担中央部属普通高等院校的国家助学贷款贴息资金，地方财政承担地方所属普通高等院校的国家助学贷款贴息资金，并分别将贴息资金按季拨付给国家助学贷款经办银行总行和省级分行。为确保中西部地区对普通高等院校的贴息资金及时足额到位，中央财政对中西部地区所需贴息资金通过转移支付给予适当补助。

　　（二）实行灵活的还本付息方式。借款学生根据个人的经济情况，可以在学习期间偿还国家助学贷款本金和利息，也可以在毕业后第一年开始偿还国家助学贷款本金和利息，具体方式由借款学生与经办银行协商确定。经办银行对借款学生在校期间欠交的国家助学贷款利息不计复利。借款学生确实因经济困难而无法在贷款合同期内全部偿还国家助学贷款本息时，可向经办银行申请展期，经办银行同意后可按规定展期。

　　（三）落实国家助学贷款免征营业税等政策。各国有独资商业银行要对国家助学贷款单列科目反映，单独统计；在信贷资产质量考核上与其他信贷业务分开，实行单独考核，对按照国家规定和操作规程发放和催收国家助学贷款后出现的确实难以收回的呆坏账，可按规定上报核销，不追究经办人员及其主管领导的责任。

　　（四）积极、主动地发放国家助学贷款。各经办银行的国家助学贷款经办人员要努力适应贷款额度小、环节多、成本增加等情况，积极创造条件，向符合条件的借款学生发放国家助学贷款。对积极发放国家助学贷款的经办银行和经办人员要给予表彰。

　　四、加强国家助学贷款管理，建立风险防范机制

　　（一）教育行政部门和学校要培养和教育大学生增强信用意识，做好申请贷款学生的审核把关工作，积极配合银行防范贷款风险。要利用高等院校毕业生学历查询系统，收集国家助学贷款借款学生的有关信息，接受经办银行对贷款学生个人情况的查询。经办银行应向教育行政部门提供违约借款学生的有关信息，教育行政部门负责在高等院校毕业生学历查询系统上及时输入经办银行提供的信息，逐步建立普通高等院校学生个人信用征询系统。

　　（二）公安部门要加快换发我国第二代公民身份证工作，并且首先为全国普通高等院校在校学生换发，实现身份证号码终身唯一化；要根据教育行政部门、经办银行提供的违约借款学生名单，协助查找违约借款学生工作和居住地址。

　　（三）借款学生在校期间被宣告失踪、死亡或丧失完全民事行为能力或劳动能力，申请贷款学校应及时通知银行停止发放国家助学贷款，经办银行按照有关规定认定核实后，按照国家助学贷款呆坏帐损失核销的规定上报总行，在税前予以核销。对被学校开除、经学校同意休学或自行离校的借款学生，申请贷款学校应立即通知银行停止发放国家助学贷款，并协助银行督促学生或学生的父母或监护人偿还贷款本息。

　　（四）各国有独资商业银行要建立国家助学贷款学生的个人信用档案，将其纳入电子化系统管理，逐步实现系统内、银行间及与学校的联网，便于相互查询，防范贷款风险。

　　（五）国家助学贷款合同中应载入以下两项内容：一是借款学生家庭地址、父母姓名及其工作单位、联系方式等真实信息；二是借款学生毕业后每年至少与经办银行联系一次，提供最新通信方式的承诺。

　　（六）各申请贷款学校要加强对申请国家助学贷款学生的资格审查，确保国家助学贷款真正用于经济困难学生，及时向经办银行提供借款学生的毕业去向和其他有关信息，并将学生的借款情况纳入其个人档案，在就业报到的有关证件中载明国家助学贷款相关信息。要对学生加强信用教育、引导学生树立信用意识。

　　（七）经办银行要收集国家助学贷款违约借款学生名单，在每学期开学前会同教育行政部门在媒体上公布违约借款学生的姓名、入学前家庭地址、毕业学校、毕业后就业单位、身份证号码和拖欠贷款本息金额。

　　五、进一步完善组织领导，通力协作，加强监督检查，落实国家助学贷款工作

　　各级地方政府要加强对国家助学贷款工作的领导。各省级教育、财政行政部门和国有独资商业银行分行要建立健全国家助学贷款协调机构，及时协调和解决国家助学贷款日常工作中遇到的问题。各级教育行政部门、各申请贷款学校要建立健全专门机构并配备专职人员负责国家助学贷款工作。

　　中国人民银行各分支行，要配合本辖区内教育行政部门和申请贷款学校落实国家助学贷款的“四定”工作。中国人民银行各分支行负责国家助学贷款的“三考核”工作，确保“四定”、“三考核”的各项准备工作在2002年春季开学前全部到位。

　　各用人单位和银行、海关、出入境管理等单位在录用、发展新金融业务、出入境验放等业务时，应把查验银行、教育系统的有关信息作为一项重要依据。

　　各国有独资商业银行总行、人民银行各分行和各省级教育、财政行政部门要做好国家助学贷款政策和本通知的宣传工作，并制订具体的操作性办法，督促基层有关机构认真贯彻落实。对出现的新问题和新情况，要及时研究上报。